秘密文書の定義と管理と処理の仕方

秘密文書の定義と管理と処理の仕方

秘密文書の定義と管理と処理の仕方 法人の運営のためには、外部に知られてはならない情報も必然的に発生しますが、そうした情報を記載した文書を機密文書といいます。
実際にどんな文書が該当するかといった細かな内容については、法人により異なることがほとんどです。
けれどもこうした文書が公になってしまうと、法人にとってマイナスイメージになったり、運営に大きなダメージを与える可能性のあるような情報が含まれています。
こうした機密文書は日ごろからきちんと保管する必要があり、世情が可能な場所に保存し、鍵の管理方法も厳格に定めておく必要があります。
法人にとって非常に重要な内容を含んだ機密文書ですが、時間が経過するとともに、機密情報として扱う必要がなくなることもあるため、廃棄処分を行うことが必要になる場合もあります。
保管する必要がなくなった文書だからと言って、廃棄する仕方についても、ただ単に捨てるのではなく、情報が外部に漏れないような処分方法を講じる必要があります。そのためそうした処分を専門的に行っている業者も増えており、文書を断裁するだけでなく、溶解してしまう方法なども行われています。
法人にとっての重要な情報を含む機密文書の定義はそれぞれに異なっていても、その情報が公になることは避けなければならず、処分の仕方についても細心の注意を払う必要があるといえるでしょう。

秘密文書の定義

秘密文書の定義 それぞれの法人には、公にはしていないさまざまな情報があります。またその中には、多くの人に知られてしまうことで、法人にとってはマイナスイメージになってしまったり、時には経営に影響を及ぼしかねない情報も含まれています。
そうした書類のほとんどは法人にとって機密文書として認識されており、その定義は法人によりさまざまです。
こうした書類は永久保存される場合もありますが、多くの書類はある程度の期間を経過した後に処分されます。けれども法人にとって重要な情報が含まれているため、処分する際には細心の注意を払う必要があります。
一般的な書類であれば、消却や断裁などにより処分されることも多いですが、機密文書の場合にはより安全度の高い方法として、溶解などの方法も使われています。
特殊な薬品で書類を溶かしてしまうため、万が一にも情報が外部に漏洩してしまう恐れはない、安全な方法であるといえます。
法人にとって機密文書の内容はさまざまですが、外部には公にしたくない情報や、公にすることで組織自体にマイナスになる情報などを機密文書と定義することも出来ます。
こうした情報な処分する際にも細心の注意が必要であり、溶解による方法は安全性の高いものとして、多くの企業に採用されています。

新着情報

◎2017/1/10

最高水準の廃棄・処理プラン
の情報を更新しました。

「文書 処分」
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RT @forum4japan: 古賀氏「記録は存在するはず」と指摘 「役所が破棄したと言っているのは、組織として使用する『行政文書』のこと。これが共有サーバーから破棄されても・・」 今の制度は官僚に都合がよくできており、肝心の途中経過記録を恣意的に処分できるというhttps:…

Twitter furotuku chouetteシュエット - 11分前

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RT @forum4japan: 古賀氏「記録は存在するはず」と指摘 「役所が破棄したと言っているのは、組織として使用する『行政文書』のこと。これが共有サーバーから破棄されても・・」 今の制度は官僚に都合がよくできており、肝心の途中経過記録を恣意的に処分できるというhttps:…

Twitter novtnerico ⛵️motty⛵️ - 15分前

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RT @forum4japan: 古賀氏「記録は存在するはず」と指摘 「役所が破棄したと言っているのは、組織として使用する『行政文書』のこと。これが共有サーバーから破棄されても・・」 今の制度は官僚に都合がよくできており、肝心の途中経過記録を恣意的に処分できるというhttps:…

Twitter KuuNamahott じじ645 - 20:00

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RT @forum4japan: 古賀氏「記録は存在するはず」と指摘 「役所が破棄したと言っているのは、組織として使用する『行政文書』のこと。これが共有サーバーから破棄されても・・」 今の制度は官僚に都合がよくできており、肝心の途中経過記録を恣意的に処分できるというhttps:…

Twitter roasttech ろ は す - 19:53

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RT @forum4japan: 古賀氏「記録は存在するはず」と指摘 「役所が破棄したと言っているのは、組織として使用する『行政文書』のこと。これが共有サーバーから破棄されても・・」 今の制度は官僚に都合がよくできており、肝心の途中経過記録を恣意的に処分できるというhttps:…

Twitter mitsu138 mitsu13 - 19:08

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どうでもよくないのだが。国有地不当廉価処分や認可問題はもちろんだけど、公文書管理問題も出てきて、根本的な行政のあり方に問題があるんじゃないか?という話につながっている。 #森友学園 twitter.com/analoggaii/sta…

Twitter yuki_k1 YUKI Keiichi - 19:00

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捜査書類28年余り自宅に隠す 警察官を処分 千葉 | NHKニュース www3.nhk.or.jp/news/html/2017… 近く公文書を破棄した疑いで書類送検することにしています。/ヘソが茶沸かすわw

Twitter ALC_V ありーちぇ - 18:40

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私の部屋のかなりの場所を占めている、国語英語カタカナ類語辞典六法全書ポケット六法会計法ミクロマクロ統計FP簿記、これらの分厚い呪文書処分すべきか悩んで2年目。どうしよ。

RT @nothigcat: 別の番組で木村草太教授も、文書処分した役人を即刻処分すべきだと主張しています。まずはここでしょう。本弁護士も指摘するように、明確な法令違反ですから、空しく適法と嘘の答弁を繰り返すヒステリー佐川ら理財局、近畿財務局の幹部を名指しで…

Twitter 2191hirokun 友好第一 - 17:33

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RT うち懲戒処分は16人,前川前事務次官や山中元次官,清水元次官,藤江元人事課長ら5人が停職(退職者は停職相当),8人減給,3人戒告。21人は訓告や文書厳重注意,現役の戸谷一夫次官を含む5人の事務次官経験者が対象。 twitter.com/nikkei/status/…

Twitter umedam umedam - 17:13

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