秘密文書の定義と管理と処理の仕方

秘密文書の定義と管理と処理の仕方

秘密文書の定義と管理と処理の仕方 法人の運営のためには、外部に知られてはならない情報も必然的に発生しますが、そうした情報を記載した文書を機密文書といいます。
実際にどんな文書が該当するかといった細かな内容については、法人により異なることがほとんどです。
けれどもこうした文書が公になってしまうと、法人にとってマイナスイメージになったり、運営に大きなダメージを与える可能性のあるような情報が含まれています。
こうした機密文書は日ごろからきちんと保管する必要があり、世情が可能な場所に保存し、鍵の管理方法も厳格に定めておく必要があります。
法人にとって非常に重要な内容を含んだ機密文書ですが、時間が経過するとともに、機密情報として扱う必要がなくなることもあるため、廃棄処分を行うことが必要になる場合もあります。
保管する必要がなくなった文書だからと言って、廃棄する仕方についても、ただ単に捨てるのではなく、情報が外部に漏れないような処分方法を講じる必要があります。そのためそうした処分を専門的に行っている業者も増えており、文書を断裁するだけでなく、溶解してしまう方法なども行われています。
法人にとっての重要な情報を含む機密文書の定義はそれぞれに異なっていても、その情報が公になることは避けなければならず、処分の仕方についても細心の注意を払う必要があるといえるでしょう。

秘密文書の定義

秘密文書の定義 それぞれの法人には、公にはしていないさまざまな情報があります。またその中には、多くの人に知られてしまうことで、法人にとってはマイナスイメージになってしまったり、時には経営に影響を及ぼしかねない情報も含まれています。
そうした書類のほとんどは法人にとって機密文書として認識されており、その定義は法人によりさまざまです。
こうした書類は永久保存される場合もありますが、多くの書類はある程度の期間を経過した後に処分されます。けれども法人にとって重要な情報が含まれているため、処分する際には細心の注意を払う必要があります。
一般的な書類であれば、消却や断裁などにより処分されることも多いですが、機密文書の場合にはより安全度の高い方法として、溶解などの方法も使われています。
特殊な薬品で書類を溶かしてしまうため、万が一にも情報が外部に漏洩してしまう恐れはない、安全な方法であるといえます。
法人にとって機密文書の内容はさまざまですが、外部には公にしたくない情報や、公にすることで組織自体にマイナスになる情報などを機密文書と定義することも出来ます。
こうした情報な処分する際にも細心の注意が必要であり、溶解による方法は安全性の高いものとして、多くの企業に採用されています。

新着情報

◎2017/1/10

最高水準の廃棄・処理プラン
の情報を更新しました。

「文書 処分」
に関連するツイート
Twitter

最近の役所では公式文書をさっさと処分するのが流行っているらしい。

Twitter SatoshiMasutani Mstn@大衡仙台線LRT - 19分前

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ヘイト文書に「犬臭い」「犬を処分しろ」「お漏らししたパンツをカバンにそのまま入れられた」とか、どれもこれも唖然とするけど、まだまだ出てきそうだね。 こんな幼稚園の教育を絶賛するとか、昭恵夫人もだいぶヤバイな。 twitter.com/Dethtooldo/sta…

Twitter Dethtooldo デス・バレリーナ - 13:45

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RT @museumnews_jp: 昭和前期の事務文書 県立長野図書館で発見 「検閲」の厳しさ随所に 東京・千代田図書館で展示 mainichi.jp/articles/20170… 検閲による出版物の処分を記録した昭和前期の事務文書が県立長野図書館で見つかり、先月から東京都千代田区…

Twitter okisosan1031 オキソ酸 - 13:34

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...する既存の幼稚園は国に尽くすことなどを定めた「教育勅語」を園児に暗唱させることで知られる。昨年には「よこしまな考え方を持った在日韓国人や支那人」と記した文書を保護者向けに配布し、差別表現に当たる恐れがあるとして大阪府が学園から事情を聴いた経緯がある。教育機関としての適格性も合わせて検証されるべきだろう。  学園...

Facebook 山本 直樹 - 12:25

国会中継。財務省理財局長、記録文書処分したとの答弁。

Twitter miitsuQ 海王星スープ - 11:37

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2001年情報公開法が制定されますので、わずか数か月間に機密文書を1260トン処分したと西山氏は指摘。前年度が30トン前後ですから約40倍。10トントラック126台分の分量です。

Twitter kento_sekkei 市民オンブズマン わらびの杜 - 11:34

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RT @value_investors: 【学園で実際に起こった事実】 ◉保護者に「韓国人と中国人は嫌い」とヘイト文書を送る ◉お漏らししたパンツでウ◯チを包んでバックに入れて持帰らせる ◉犬臭いと飼ってる犬の処分を求める ◉犬臭いとカバンを勝手に捨て「買い直してね」 ◉遠足…

...奈良版。黒塗り開示だったことを報じてくれています。 mainichi.jp/articles/201702... 前日の記事 http://mainichi.jp/articles/20170222/ddl/k29/010/501000c では、文書不存在の処分は違法との審査会の答申を受けての市長の「適切に処理」するというコメントが紹介されていたのですが、適切に処理した結果、黒塗りだったということ...

Facebook 塩見 牧子 - 9:03

文書不存在との処分は違法との審査会答申の結果を受け、市は処分を取り消しましたが、改めて市から出てきた文書は黒塗り。 mainichi.jp/articles/20170… 前日「適切に対処したい」という市長のコメント↓でしたが、適切がこれ? mainichi.jp/articles/20170…

Twitter SHIOMIMAKIKO 塩見牧子 生駒市議会議員 - 8:55

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RT @value_investors: 【学園で実際に起こった事実】 ◉保護者に「韓国人と中国人は嫌い」とヘイト文書を送る ◉お漏らししたパンツでウ◯チを包んでバックに入れて持帰らせる ◉犬臭いと飼ってる犬の処分を求める ◉犬臭いとカバンを勝手に捨て「買い直してね」 ◉遠足…

Twitter kiryut 桐生(山本太郎絶対不支持) - 8:45

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